Latar
Belakang Masalah
Di jaman ekonomi global dengan keadaan tekhnologi yang
semakin tinggi dan canggih ini maka juga akan mempengaruhi para
eksekutif-eksekutif pekerja kantor untuk dapat menyesuaikan dan menyelesaikan
pekerjaannya dengan lingkungan persaingan yang sangat ketat. Untuk itu, para pemimpin ini juga membutuhkan
staf-staf yang memiliki kemampuan lebih dalam menangani tugas-tugas serta
tentunya membutuhkan keberadaan sekretaris yang handal dan profesional dalam
membantu menghadapi permasalahan di dunia perkantoran ini.
Terlebih di
era globalisasi informasi dan pengetahuan tekhnologi yang semakin tinggi
menuntut semua orang untuk selalu menyesuaikan diri. Termasuk sekretaris yang
dituntut untuk selalu terampil dan memperlebar wawasannnya. Dan di jaman
sekarang ini , negara kita banyak menjalin kerja sama dengan para investor
asing dalam meningkatkan mutu dan pengembangan produksi. Untuk itu mau tidak
mau kedudukan sekretaris sangat berpengaruh dalam kegiatan kerjasama tersebut
sehingga tingkat kompetensi sekretaris harus ditingkatkan untuk dapat bersaing
dengan sumber daya manusia dari luar. Dengan kata lain, persaingan yang sangat
tajam.
Gejala-gejala yang dibutuhkan diatas sangatlah wajar mengingat prinsip
efektif dan efisien. Artinya memanfaatkan se-efisien mungkin terhadap fungsi
sekretaris agar dapat menjalankan perintah secara efektif. Kecenderungan ini
pun akan meningkatkan persaingan yang tajam di lingkungan calon sekretaris.
Untuk menghadapi tantangan
tersebut, tidak ada cara lain selain sekretaris-sekretaris tersebut harus
memiliki kompetensi-kompetensi yang sesuai atau pun meningkatkan nya lagi dalam
upaya mengantisipasi situasi yang akan datang. Secara garis besar,
kompetensi-kompetensi tersebut adalah :
1.
Memiliki
sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
2.
Memiliki
berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
3.
Terampil
dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi dan mengelola kantor
4.
Cakap
dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
5.
Menguasai
bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas ,maka
kami mengangkat salah satu tema yaitu seputar kompetensi yang harus dimiliki
oleh seorang sekretaris dalam makalah yang berjudul "Upaya Meng-upgrade
Kemampuan Berkomunikasi dan Berbahasa Asing dalam Meningkatkan Eksistensi
Sekretaris di Dunia Perkantoran".
Pembahasan
Sebelum
membahas lebih lanjut mengenai aspek-aspek yang harus di upgrade berdasarkan
perkembangan jaman oleh sekretaris. Hendaknya kita mengetahui dasar-dasar
pengertian dan tugas utama dari seorang sekretaris.
Pengertian
sekretaris ditinjau dari etimologinya adalah secretum (bahasa latin) yang
berarti rahasia. Oleh karena itu, sekretaris dalam kerjanya harus dapat
menyimpan rahasia kantor maupun pimpinannya. Secara umum arti sekretaris adalah
seorang pembantu pimpinan untuk melakukan pekerjaan kesekretariatan. Pekerjaan
sekretariatan bisa disebut dengan tata usaha, antara lain: bidang
korespondensi, kearsipan, analisa prosedur pekerjaan kantor, pengelolaan
administrasi kepegawaian ,dll.
Sedangkan
ada beberapa ahli yang menyebutkan definisi dari sekretaris yaitu menurut Dann
M Braum and Ramon C dalam Hand Book for Goverment Secretary Steno-grapher bahwa
sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dekte, mengonsep suatu surat
atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan mengingatkan pimpinan tentang
kewajiban resmi, janji-janji, serta tugas dalam rangka meningkatkan efektivitas
kerja pimpinan.Berdasarkan analisis yang saya lakukan, dari pengertian dan
tugas dasar seorang sekretaris dibutuhkan keterampilan umum seperti berikut
ini:
1. Keterampilan Tekhnologi .Yang
dimaksud keterampilan tekhnologi disini adalah keterampilan mengoperasikan
alat-alat dasar yang membantu pekerjaan sekretaris dikantor. .
2.Keterampilan Berpenampilan .
Seperti yang sudah disinggung di atas, penampilan sangat penting. Penampilan
yang bagus tidak harus berarti ia memiliki kecantikan di atas rata-rata. Tetapi
yang lebih penting adalah bisa memilih penampilan yang cocok dan mencerminkan
siapa dirinya.
3. Keterampilan manajemen .Dikarenakan
seorang sekretaris merupakan 'tangan kanan' seorang pimpinan , hal ini
menunjukkan ia menjadi kepercayaan pimpinan untuk mengatur segala aktivitas
pimpinan dalam kantor.
4. Keterampilan Komunikasi .Dan
dari sekian keterampilan tersebut pada dasarnya yang paling utama adalah
keterampilan komunikasi. Karena keterampilan komunikasi yang baik merupakan
langkah awal tumbuhnya keterampilan diri yang lain. Dari keterampilan
komunikasi yang baik yang menunjang semua aspek yang harus dilakukan seorang
sekretaris pula lah, tercapai kesepahaman pemikiran tentang apa yang ingin
disampaikan kepada pihak yang terkait.
Keterampilan komunikasi yang dimaksud disini bersifat menyeluruh. Baik
itu komunikasi yang dilakukan kepada bos/pimpinan,staff lain ataupun relasi
kerja diluar kantor secara langsung maupun tidak langsung.
Selanjutnya
,tidak hanya stuck pada satu tingkat saja seorang sekretaris pun harus tetap
megembangkan kemampuannya dalam berkomunikasi. Tetapi , seorang sekretaris
harus tetap mengingat informasi apa saja yang patut diberikan dan informasi apa
saja yang tidak patut untuk diberikan. Skill dasar yang harus dimiliki dalam
menjalin komunikasi yang baik adalah kemampuan berbicara. Karena melalui bebicara
lah langkah awal terjalinnya komunikasi antar orang. Setelah seorang sekretaris
mampu memiliki kemampuan dasar berbicara maka munculah komunikasi yang bisa
terjalin dengan baik. Setelah itu, seorang sekretaris harus mampu menguasai
Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Lalu, bahasa asing seperti Bahasa Inggris
yang merupakan bahasa umum dunia. Selain mengikuti les atau kursus bahasa asing
selama menempuh pendidikan sekretaris, ada pula beberapa tips umum yang bisa
dilakukan oleh calon atau sekretaris dimana saja dan kapan saja. Berikut adalah
tips nya , yakni :
1. Mengidentifikasi hasrat ,keyakinan dan menimbulkan
motivasi. Artinya pahami motivasi yang diinginkan untuk meningkatkan kemampuan
berbahasa inggris sehingga dalam proses belajarnya akan lebih tekun dan stabil.
Kemudian meyakinkan bahwa pembelajaran bahasa asing
yang dilakukan mudah untuk dilakukan . Sehingga akan terus berusaha dan
melakukan hal tersebut dengan benar sampai benar-benar bisa. Dan tentu
diperlukan kecintaan terhadap hal yang tengah dipelajari.
2. Mempelajari atau mereview sebuah kalimat dan
berhenti mempelajari grammar. Jadi, yang harus dipahami mulailah dengan suatu
kalimat bukan dari kata per kata menghindari menghafal. Tetapi mengerti dan
memahami secara keseluruhan. Dan untuk berhenti mempelajari grammar yang
dimaksud adalah agar terhindar dari berpikir tentang bahasa inggris. Karena
tujuan utamanya adalah mampu berbicara tanpa harus berpikir lagi. Dalam arti
penggunaan grammar atau vocabulary hanya sebatas menirukan dari apa yang
dilihat di lingkungan sekitar.
3. Mendengarkan. Yakni, mendengarkan
sebanyak-banyaknya dapat melalui sebuah lagu, atau film. Tidak harus banyak,
tetapi dilakukan secara rutin. Dan jangan malas untuk membuka kamus atau media
translate untuk mengetahui arti yang belum diketahui.
4. Berbicara tanpa rasa takut sebanyak mungkin.
Hindari rasa takut salah atau keliru dalam berbahasa inggris. Lakukan saja
berulang-ulang sebanyak yang bisa diucapkan. Dipraktekkan melalui sarana-sarana
yang mudah didapatkan seperti voice note atau merekam. Sehingga dapat
didengarkan kembali apa yang telah diucapkan. Maupun , berbicara kepada
orang-orang terdekat sebagai bentuk latihan. Dengan menirukan suatu kalimat
panjang yang misalnya dibawakan oleh penyiar radio maupun pembawa berita.
5. Dipelajari secara mendalam dan belajar dengan
cerdas. Mempelajari suatu kalimat dengan waktu yang singkat maka dengan mudah
pula akan terlupakan. Untuk itu belajar secara perlahan tetapi mendalam supaya
makna nya dapat diingat terus-menerus. Survey membuktikan bahwa belajar sedikit
demi sedikit akan lebih efektif dibandingkan yang secara lebih banyak tetapi
mudah kelelahan sehingga mudah terlupakan.
6. Membaca. Membaca sebanyak mungkin artikel atau
tulisan di media massa. Dengan begitu perbendaharaan kata dan kalimat yang
dikuasai jauh lebih banyak pula. Tetapi jika suatu saat ditemukan permasalahan
pada yang didengar dan diucapkan maka berpeganglah pada bentuk tulisannya.
Setelah mengetahui artinya satu persatu maka secara tidak langsung akan paham
terhadap arti yang dikandung.
7. Menulis. Penulisan bahasa asing
pada dasarnya tidak sama dengan apa yang diucapkan. Untuk itu , diperlukan
latihan yang terus menerus untuk terlebih dahulu memahami apa yang akan ditulis
lalu dituangkan dalam tulisan-tulisan. Penyusunan grammar dapat dibetulkan
melalui buku-buku panduan bahasa inggris atau kamus yang menjelaskan tentang
struktur kalimatnya. Bisa juga dilakukan dengan meniru tata atau bentuk kalimat
yang dibaca pada sebuah artikel yang dibaca dengan kata-kata yang berbeda.
Latihan penulisan ini juga dapat dilakukan mulai dari hal yang terkecil seperti
menulis catatan, atau diary.
Begitulah
ketujuh dasar-dasar utama dalam melatih kemampuan berbahasa inggris yang
praktis, dapat dilakukan dimana dan kapan saja. Diharapkan jika calon
sekretaris telah menanamkan hal-hal tersebut sejak dini maka kendala dalam
berkomunikasi menggunakan bahasa inggris dapat diatasi. Sedangkan untuk yang
telah menjabat sekretaris tentunya dengan berlatih secara maksimal mengingat
ketujuh dasar tersebut akan lebih terampil dalam berkomunikasi berbahasa
inggris.
Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant
atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai
beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau
pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang
professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh
seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan
berkomunikasi merupakan modal utama bagi seorang sekretaris. Dia juga harus
mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era
globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja
menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting. Tidak hanya
pintar berbicara tetapi menguasai bahasa asing menjadi suatu tuntutan yang mau
tak mau harus dikuasai. Dengan demikian , meningkatlah karier dari seorang
sekretaris, yang juga mempengaruhi kinerja nya sehingga pekerjaan pimpinan pun
dapat terselesaikan dan menguntungkan bagi perusahaan.
Sumber :
1. Rosidah, Ambar Teguh Sulistiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional dan Kantor
yang Efektif. Yogyakarta : Gaya Media
2. The Liang
Gie. 2000. Administrasi Perkantoran
Modern. Yogyakarta : Liberty
No comments:
Post a Comment